Arrangörstips

1. Checklista som arrangör

1. Fundera ut varför du/ni vill arrangera just det evenemang ni planerar. Fundera även ut vilka mål ni har med evenemanget. Skriv ner syftet och målen. Om man skriver ner sina tankar är chansen att de uppnås mycket högre. I fall att det är ett bröllop eller en födelsedagsfest ni/du skall ordna, så är ju detta redan avklarat.

2. Till vem vänder sig ert evenemang? Fundera på vilken er målgrupp är för evenemanget. Detta gör det lättare för er att jobba vidare med t ex marknadsföring, plats, program och tidpunkt.

3. Fundera mycket på när evenemanget skall äga rum. Om man väljer ”fel” datum kan det bli förödande för ert evenemang. Kontrollera att det inte finns andra evenemang som konkurrerar med er målgrupp.

4. Vad gäller programmet försök skapa ett helhetskoncept. Detta är mer än de artister som skall stå på scenen. Läs mera om vad man skall tänka på vid bokning under programmet.

5. Var skall evenemanget gå av stapeln? Ett tips är att ha en mindre lokal där det känns som om det är välfyllt än att ha en stor lokal där det är glest mellan besökarna. Sök om möjligt en plats där det finns el, vatten, kök och scen. Fundera även på parkeringsmöjligheter om det är ett större evenemang. Se mera under rubriken lokal.

6. Vem gör vad? Om det är ett lite större evenemang krävs det att det är flera som jobbar med det. Jobba inte alla med allt, utan dela upp uppgifterna sinsemellan. Det kan vara bra att ha en basgrupp på ca fem personer som tar besluten. Helst inte fler, då blir det för många viljor och det hela blir tungrott. Dela upp ansvarsområden mellan er och blanda er inte i någon annans område. I fall att någon ringer dig om någon annans område hänvisa personen vidare till rätt människa.

7. Vid ett publikt evenemang, planera marknadsföringen! Det är bara fantasin som sätter gränser för hur man kan marknadsföra sitt evenemang. Försök att hitta något som är unikt, något som ingen annan i närheten har gjort. Bestäm hur mycket pengar ni sätter på marknadsföreningen och var kreativa. Läs mer under marknadsföring.

8. Var noga med informationen inom arrangörsgruppen. Man kan i princip inte informera för mycket.

9. Planera hur mycket teknik som behövs. Det är ingen idé att betala dyra pengar för teknik som inte är nödvändig. Kom ihåg att söka här på evenemang.fi. Fråga runt bland folk ni känner, kanske det finns någon ni får låna av. Gör upp en lista på vad ni behöver.

10. Gå även igenom annat material som behövs t ex sopcontainrar, baja-major, presenningar, tält, byggnadsställningar o.s.v. Här kan evenemang.fi vara till nytta igen. Gör en lista på det ni behöver.

11. Gör allt ni kan för att uppfylla publikens behov! Var alltid glad och trevlig. God service skapar en bra känsla och det är ofta känslan publiken kommer ihåg efter ett evenemang. Här kan ni tänka på att: göra det enkelt för publiken att få tag på biljett, få information om evenemanget och att det är enkelt att ta sig till och från evenemanget. Ge lite mer åt publiken än vad de har förväntat sig.

12. Tänk på säkerheten. Dels för att myndigheterna kräver det. Men framförallt för att publiken får en mycket mer positiv upplevelse om de känner sig trygga. Se mer under räddningsplan.

13. Få ekonomin att gå ihop genom en god planering. Det finns många sätt att finansiera ett evenemang, biljettintäkter, sponsorering, bidrag från fonder, kommunen och stiftelser, försäljning på evenemangsområdet, sälja lotter o.s.v. Gör upp en budget för evenemanget och gör allt för att hålla den. Se mer under ekonomisk planering. Gör inget större evenemang som privat person, utan se till att vara en juridisk person, som en förening eller ett företag.

14. Skaffa en vettig försäkring för evenemanget. Viktigt är att kolla upp hur det är med försäkringen på inhyrd utrustning.

15. Ha skriftliga anvisningar åt funktionärer (alldeles om det är ett större evenemang). Samla alla om möjligt till en funktionärsträff. Där kommer ni troligtvis att få frågor som ni inte tänkt på men som ni hinner fixa till före evenemanget. Tänk på att även funktionärerna vill ha trevligt, ha omväxlande uppgifter åt dem. Du/ni vill ju gärna att de ställer upp igen.

16. Kom ihåg att utvärdera ert evenemang. Det är mycket värdefull information ni får då. Skriv ner kommentarerna och ni har en ovärderlig lista nästa gång ni skall arrangera.

17. Kom ihåg att ha riktigt roligt före, under och efter evenemanget. Och glöm inte efterfesten för arrangörerna och funktionärerna.
Sammanfattningsvis kan vi konstatera att ett evenemang delas i tre delområden:

1) innehållsproduktion – själva programmet,
2) teknisk produktion – området, organisering, säkerhet, ljud och ljus, förplägnad och slutligen
3) kommersiell produktion – marknadsföring, ekonomiskt tänkande, sponsorer o.s.v.

Försök att lägg fokus på alla tre områden och stirra er inte blinda på den första.

Sträva alltid efter att skapa en upplevelse för besökarna och en god känsla. Kom även ihåg att tacka besökarna för att de kom på evenemanget.
 

 

2. Programmet

Bokning av artister
När ni har valt vilka artister ni vill ha till ert evenemang, gäller det att i god tid kontakta dem och se om det är möjligt att de närvarar. Många artister i olika kategorier hittar du här på evenemang.fi. Här hittar du även artisternas kontaktuppgifter. Artister finns även att få tag i via olika artistförmedlingar. Många har även egna hemsidor där man lätt kan få tag på kontaktuppgifter.
Kom ihåg att förhandla vad gäller storleken på gaget. Ofta finns det en möjlighet att få ner utgångspriset. Det finns vissa helger som är dyrare än andra (t ex midsommar och nyår). Om ni tar direkt kontakt med artisterna, finns en mall på kontrakt här på evenemang.fi.
Det finns fyra frågor som måste besvaras då ni gör upp ett kontrakt:
1. När artisten skall framträda?
2. Var artisten skall framträda?
3. Hur mycket artisten skall ha i betalt?
4. Hur artisten skall ha betalt (lön eller faktura)?

Tänk på att det kan tillkomma kostnader för artisternas boende, transporter och mat förutom gaget. Var noga med att kolla med artisten/artisternas övriga önskemål och kostnader. Se upp då ni betalar ut mer än resersättning åt artister, så att eventuella skatter och arbetsgivaravgifter blir utbetalda. Vill artisterna ha gaget mot en faktura, kolla att deras fo-nummer är registrerat i handelsregistret, annars borde ni innehålla förskottsskatt.

Artisters önskemål
Nöjda artister gör bättre uppträdanden. Därför bör ni sträva efter att tillgodose artisternas önskningar (inom rimliga gränser förstås). Om artisterna själva inte kommit med önskemål, se till att det finns mat och dryck för artisterna efter de ställt i ordning allt och att de har möjlighet att stoppa något i munnen i pauserna. En lugn vrå (helst egen loge) bör artisterna ha. Gör denna så bekväm som möjligt för dem.
Nedan ger en etablerad österbottnisk artist tips åt er som arrangör på vad ni kan göra för artisterna.

"Först och främst måste det finnas ett telefonnummer dit man kan ringa. T.ex. om det är ett nytt ställe och man inte riktigt hittar vägen eller om det är en arrangör som inte ordnar så mycket så de vet inte när dörrarna till lokalen behöver vara öppna. En orkester kommer till dansplatsen 2-3 timmar före dansen börjar. Trubadurer och band som inte har så mycket utrustning behöver mindre tid på sig för att bli klar. Men ett vanligt dansband behöver ca 2½ timme.

Om man kommer till ett nytt ställe är det trevligt om det finns någon som tar emot och hälsar. Som orkester vill man inte heller gissa sig till var man ska byta kläder.

Under kvällen bör det finnas kaffe och smörgåsar eller annan salt mat tillgänglig på ett eget ställe. T.ex. logen. Orkestrar vill inte stå i den "vanliga" kaffekön och köa efter kaffe och smörgås. Dit far ju då hela pausen. Orkestern vill ha ett rum där det är lugnt och att där kunna dricka kaffe. Många arrangörer bär in läsk och vichy. Oftast vill banden ha vichy. Läsk kladdar bara fast i halsen. Vilket betyder att det går åt mera vichy/mineralvatten än läsk. OBS! Sommartid är behovet av sälta enormt. Väldigt många ställen är bra på att förse orkestrarna med mat och dricka. På andra ställen måste man hela tiden gå och fråga efter och hämta själv. Jag menar inte att vi är bekväma av oss, utan det handlar bara om att få det snabbt och praktiskt. T.ex. då kvällen är slut så skulle det vara jättebra om det fanns kaffe och smörgåsar/korv eller dylikt reserverade för orkestrarna. Vissa har lång resväg hem och att köra efter en svettig kväll utan någon energi är farligt. På många ställen städar de bort genast och inget lämnas kvar. Då vi spelat sista ackordet vill gärna folk komma och prata och vi kan inte rusa till serveringsdisken. Gärna kaffe innan dansen börjar också.

Om det t.ex. är ett bröllop, så finns en sak som gärna bör kommas överens om på förhand. Ledandet av allsånger. Många tar för givet att orkestern skall ställa till och spela och dra allsånger. Många som skrivit egna texter vågar inte själv dra, men hur skall vi som är främmande kunna sjunga en nyskriven text. Vi har ju inte en susning om hur de tänkt sig betoningar etc. Det blir inte bra.

Med andra ord: orkestrar/band och artister bokas för att spela till dansen/festen. Allt utöver skall överenskommas i mycket god tid innan tillställningen. Vi är där för att spela för de som vill dansa. Det är vårt arbete. Inget annat ingår automatiskt i priset.

De flesta arrangörer sköter sig jättebra. Det finns också stor skillnad mellan arrangörerna i Österbotten och i Södra Finland och mellan arrangörerna sinsemellan i respektive landsända. I österbotten är man nog mera noga med att passa upp orkestern. Man kollar att allt är ok. Arrangören får gärna komma och prata med oss."
Försök om möjligt se till att artisten inte blir den som sist lämnar spelplatsen. Det är även uppskattat att kontakta artisten en tid efter framträdandet. Man kan även skicka pressklipp om artisten inte kommer från orten. Från arrangörens sida kan man även skicka julkort, det brukar uppskattas.

 

 

 

3. Marknadsföring

Det är ingen idé att ordna det perfekta evenemanget om ingen annan än arrangörerna vet om det. Marknadsföring går ut på att skaffa en publik till det egna evenemanget. Oberoende av budget är kreativitet nyckelordet. Om man inte har mycket pengar att spendera i marknadsföring får man spendera mycket tid i stället. Samla så många som möjligt för att delta i marknadsföringen.

Det viktigaste är att sticka ut. Vad gör ditt/ert evenemang annorlunda eller bättre än alla andra evenemang? Det första ni skall fundera på är namnet på ert evenemang. Namnet skall säga vad evenemanget strävar efter och det skall skapa känslor. Ett exempel på beskrivande namn är Lär & Lek som är ett barnevenemang som SÖU arrangerade sommaren 2009.
Om ni har en specifik målgrupp, så fundera mycket på när och var ni når just den gruppen. Direktreklam är den effektiviste formen av marknadsföring. Mottagaren skall direkt känna att detta planerat just för mig.
Sträva efter att skapa nyheter kring ert evenemang, på så sätt får ni gratis marknadsföring genom att massmedia uppmärksammar er. Var lite påstridiga här: samla till presskonferens, skriv pressmeddelanden, bjud in journalister och om så behövs skriv artikeln själv och sänd den till tidningen. Ni kan alltid skriva en artikel och sätt upp här på evenemang.fi. Det går även bra att kontakta öp.fi och se om någon ung redaktör kan göra ett besök och skriva om ert evenemang.
Kom även ihåg att sätta in ert evenemang i evenemangskalendrar som är gratis. Det kan ni även göra här på evenemang.fi.
Har ni möjlighet att få med en handout i något stort företags utskick? Detta kan vara ett sätt för företaget att sponsorera ert evenemang. Fördelen med detta är att ni inte behöver betala portot eller utdelningskostnader.
Använd era egna nätverk. Sätt upp lappar hos din frissa, lunchrestaurang och vid bibban. Är ni många som gör detta får ni en stor spridning på era handouts/affischer. Detta kostar heller inget mer än vad det kostar att trycka marknadsföringsmaterialet.
Använd er själva som reklampelare. Ha på er kläder eller reklamknappar om evenemanget. Tänk på att kläder lever längre än själva evenemanget och kan fungera som marknadsföring för kommande års evenemang. Kläderna är även viktiga under själva evenemanget. Publiken ser tydligt vem som tillhör arrangörerna och vem som är publik. Även om publiken har möjlighet att köpa kläderna kan man särskilja arrangörerna med att t ex ha ”staff” tryckt på ryggen.
Fixa en bra webbsida för ert evenemang. Se till att sidan alltid är uppdaterad. Sträva även efter att det så ofta som möjligt händer saker på sidan. Det ger en bild av att det även händer saker med själva evenemanget. Glöm inte de sociala medierna. Bjud in folk till evenemanget genom t ex Facebook. Dessa har en stor spridning, speciellt om man vänder sig till en målgrupp som är flitiga användare av dator.
Hur är det med den gamla hederliga affischen då? Affischens roll är ofta överskattad. Det räcker inte med att trycka upp affischer och lägga upp dem på olika platser. Allt som oftast försvinner just er affisch i havet med alla andra. Därför är det viktigt att er affisch skiljer sig ur mängden. Om ni använder affischer gör den rund, trekantig eller riktigt lång. Försök få formen att sticka ut. Fördelen med en långsmal affisch är att det är betydligt lättare att hitta plats för dem på anslagstavlor och andra platser där man får affischera.

Att annonsera i dagstidningar är dyrt. Beroende på målgruppen kan man fundera på hur mycket pengar man skall satsa i annonser. Att ha annans är ändå en påminnelse om och en bekräftelse på att evenemanget äger rum.
Nödvändiga uppgifter som bör finnas på en annons, affisch eller reklamblad: veckodag, datum och klockslag, vidare skall naturligtvis platsen framgå samt evenemangets namn. Önskvärt är även att medverkande, arrangör, biljettpris och kontaktuppgifter framkommer. Sätt även med årtalet med liten stil någonstans på affischen.
Använd prissättningen som en del av marknadsföringen. Även här är det fantasin som sätter gränser. Man kan använda sig av den gamla klassikern ”gå två betala för en” eller varför inte erbjuda provision för de som rekommenderar evenemanget till andra?
Var kreativa, få folk att skratta eller åtminstone le. Skapa positiva känslor kring ert evenemang. Litteraturtips: Gerillaföretagare av Stefan Ekberg.

4. Säkerhetsplan

Säkerhetsplanen bör finnas i förebyggande syfte och för att det krävs av myndigheterna. Även många sponsorer kräver idag att evenemanget har en väl genomförd säkerhetsplanering. En Säkerhetsplan bör innehålla en beskrivning av evenemangsorganisationen, ansvarspersoner, en utvärdering av risker och hur man minimerar dessa. Vidare bör man märka ut förstahjälpstationen på en karta. I planen bör ingå trafikplanering och handlingsinstruktioner vid eventuell olycka. Modeller för planer kan man hitta på www.pohjanmaanpelastuslaitos.fi. Är er förening medlem i SÖU kan ni kontakta vårt kansli för skräddarsydd version för föreningar.


5. Lokal

Vilken typ av lokal ni skall välja är beroende på vilken typ av evenemang ni ordnar och hur mycket ni vill fixa själva. Om ni vill sköta en stor del själva är en ungdomslokal eller paviljong ett alternativ. Här på evenemang.fi finns det många att välja på. Om ni inte är intresserade av att t ex duka och dekorera själva kanske en restaurang passar bättre (om det är en fest ni ordnar). Men kom ihåg att många föreningar ställer upp med både dukning och dekorering om man förhandlar med dem. Antalet gäster som kommer på evenemanget ställer även det krav på lokalen. Det är ju alltid bäst med en ”lagom” stor lokal. Det är inte trevligt att sitta trångt då man äter, men det känns heller inte bra om gästerna upplever det som folktomt. Några riktlinjer kan vara att 400 kvadratmeter stor lokal är lagom för ungefär 150 personer och om det rör sig kring 70 stycken bör lokalen vara ca 200 kvadratmeter. Dessa är bara riktlinjer, det beror ju även på hur själva lokalen ser ut och om det är möjligt att även vistas utomhus. Det kan även vara viktigt att tänka på möjligheterna att ta sig till och från festplatsen.

Som arrangör bör ni bekanta er med lokalens räddningsplan och även göra en säkerhetsplan för själva evenemanget. Kom även ihåg att reda ut vem som till exempel står för städning och avhämtning av avfall.
 

6. Ekonomisk planering

Gör alltid upp en budget för ditt/ert evenemang. Gör detta även om du ordnar en privat fest. Det är ett bra sätt att tänka igenom hela arrangemanget. Då du/ni gör upp en budget gör ni en kvalificerad gissning kring ert evenemang. Denna gissning skall resultera i siffror (summor) som du/ni sätter in i budgeten. I budgeten skall ni lista alla era utgifter och även försöka uppskatta inkomsterna. Är det en födelsedagsfest eller ett bröllop ni ordnar kommer det ju inget på inkomstsidan, men det är alltid bra att ha koll på utgifterna. Om man på förhand ser slutsumman av evenemanget kanske man vill ändra på de ursprungliga planerna och till exempel inte satsa så mycket på tekniken som man tänkt eller att man kan tänka sig lite enklare mat. En budget kommer med troligen inte att hålla till punkt och pricka men den fungerar utmärkt som rättesnöre.

Följande poster kan ingå i er budget för ett evenemang:
- tillstånd
- artistarvode
- försäkringar
- hyror (lokal, ljud och ljus, bajamajor, staket, grillar o.s.v

 

7.Arrangera loppis

Hur ordnar man loppis i lokalen?

De senaste åren har intresset för loppis och second hand ökat lavinartat. En delorsak är säkert att fler människor börjat tänka mer miljömedvetet, loppis är en form återvinning. Föreningshusen har visat sig vara ypperliga för att arrangera loppisar i, de är oftast försvarligt stora och (försäljnings)bord finns färdigt i lokalen. Om man som förening vill ordna loppis då? Vad behöver man tänka på?

Tidpunkt och längd
Loppis är inte direkt bundet till någon säsong utan kan ordnas året runt. Med tanke på besökarna kan det ändå finnas tider som är lite bättre än andra. Sommartid och under semester rör mera folk på sig, då är det lättare att få kunder till försäljarnas varor. Under semestern har även försäljarna tid att gå igenom sina förråd och skåp för att hitta saker att sälja. Angående längden kan den variera i det oändliga, vettigt är dock ha en vecka eller exempelvis från en fredag till följande veckas söndag. Tiden påverkar naturligtvis försäljningen, för få dagar ger automatiskt mindre kunder. För säljarna är det dessutom en hel del jobb med att prismärka och köra varor vilket gör kortare försäljningstid mindre intressant.

Rent praktiskt då?
Om ni i er förening besluter er för att ordna loppis behöver ni först fastslå datum och längd. Efter det behöver ni fundera över hur många försäljare ni kan ta emot. Bäst är om föreningen har likadana bord åt att alla försäljare, att alla ges likvärdigt med utrymme. Har man större bord går de naturligtvis att dela upp, använd ex. hela bordets bredd och ex. 140cm på längden eller så delar man upp bord i två-tre delar beroende på längd. Märk i sådant fall upp borden med tejp så att alla ser sitt område.

Efter att ni fattat beslut om hur många säljare som ryms gäller det att marknadsföra sig. Var ut i god tid. Sök gärna försäljare några månader före planerat datum. Tänk på att ni ska hinna marknadsföra evenemanget både mot försäljare och kunder.

Marknadsföringen kan ske på många olika sätt, traditionella tidningsannonser är bra men något dyra. Finns det en lokal-tv slinga är det ett bra sätt, lappar i bybutiken o.s.v. Facebook är kanske det snabbaste sättet och når ut till många. De som säljer på loppisen är naturligtvis även måna om att få sina saker sålda och fungerar som goda ambassadörer för evenemanget. Naturligtvis ska man inte heller glömma bort SÖU:s och Evenemang.fi´s evenemagskalendrar och att puffa i ÖP.

Pris för försäljare
När ni ordnar ett evenemang som loppis kommer det naturligtvis in en del pengar på plats/bordshyran. Priset bör stå i proportion till längden. För en vecka varierar priserna vanligtvis mellan 10 och 25€, någonstans där i mitten kan väl vara ganska rimligt. Hur man sätter priser för försäljarna påverkas även av det förväntade besökarantalet. En avgift på 25€ är inte farlig om man har fullt hus under evenemanget och försäljningen går bra. Är det första gången men ordnar och är osäker på besökarantalet så är det bättre att hålla sig i den lägre ändan av skalan.

Extra nytta för föreningen
Finns det något annat sätt att få in pengar på samtidigt som man har loppis? Lokalen är förmodligen redan fylld med besökare som alla är potentiella kunder. Lite servering brukar alltid uppskattas, kaffe, saft, bulla m.m. Varför inte glass sommartid? Försök även att tänka på vad föreningen har som går att sälja. I många hus ligger rekvisita, avlagda möbler, stora högar med kläder i teatergarderoben som sällan används. Passa på att sälj bort sådan ni inte behöver.

Principer för försäljarna
Före ni bjuder ut platser åt försäljarna är det en god idé att fundera över principer för försäljningen. Får man sälja vad man vill? Ska ni ordna ett loppis som bara fokuserar på en viss grupp, ex. bara barnkläder och leksaker? Får man sälja hembakat där eller har föreningen större nytta av att panta på det själv? Får säljarna ta med sig möbler till försäljning och visa någonstans i lokalen? Vanligtvis är det så att ju bredare utbud desto fler besökare, en del av charmen med loppis är att man inte vet vad man ska hitta.

Före försäljningen börjar
Vad behöver man göra före försäljningen börjar då? När ni fått försäljare och borden är fixade ska ni i god tid före ge en (plats)nummer åt varje bord som ni meddelar vidare till respektive försäljare. Försäljarna måste märka sina varor med pris och sitt nummer så att sedan pengarna går till rätt person när de räknas ur kassan. Förutom för att hålla koll på det ekonomiska är platsnummern även viktig för att veta till vilket bord/försäljare produkten hör så att säljarna kan återta osålda produkter. De hjälper även till om arrangören vill hålla lite ordning i lokalen, det är bra att städa lite och sätta saker på rätt bord efter att man stängt för dagen eller förrän man öppnar följande dag. Om föreningen vill kan ni färdigt göra malldokument för lappar med fält för pris och bordsnummer som går att maila ut till försäljarna.

Ett annat enkelt sätt att prismärka varor är med målartejp och tuschpenna. Kläder däremot är det lättare att nåla fast prislappar på. Försäljarna borde även tänka på att inte sätta prislappar av ett sådant material så att de skadar varan när de tas bort. Ex. vanlig tejp på lp-fodral kan lätt göra stora skador i pappret. För köparen kan fodralet vara viktigare än innehållet.

Före loppisen öppnar för vanliga besökare måste naturligtvis säljarna få tid till att leverera sina varor. Ha gärna öppet ex. två kvällar för detta. Se till att vara tydliga med att handeln börjar först på den publika öppningen. Det är inte roligt för vanliga besökare om de mest åtråvärda objekten bytt ägare redan före den egentliga öppningen. Det är t.o.m relativt vanligt med försäljare som enbart bokar bord med primärt syfte att få köpa av andra försäljare först. Det verkar kanske småaktigt men många av loppisbesökarna är samlare och tar det på blodigt allvar. Om det bästa plockats bort försvinner intresset från besökarhåll och då lämnar de mindre intressanta produkterna kvar som annars skulle ha gått av bara farten. Samma sak gäller med öppethållningstiderna, har man satt ut att man öppnar 12:00 ska man hålla sig till det. Jag har själv blivit besviken när jag åkt kanske 200km i bil och kommit till utsatt tid för att möta andra besökare på parkeringen som lastat in saker jag varit intresserad av i sina bilar. Sådana loppisar besöker man inte igen. När man diskuterat detta med att sälja varor före egentliga öppningen och att hålla på öppethållningstiderna har motargument kommit att det viktiga är ju att varorna blir sålda. Så är det men det blir de inte om det bara finns ointressanta produkter kvar, då lyser besökarna med sin frånvaro. Intressanta, speciella och prisvärda produkter blir alltid sålda. Allt dylikt hörs jättesnabbt genom att de som samlar och handlar något mera seriöst träffas kontinuerligt och sprider informationen vidare. Undvik att få ett dåligt rykte som arrangör.

Håll koll på kassan
När sedan försäljningen börjar och kunderna strömmar till gäller det att vara förberedd. De från föreningen som sitter i kassan behöver vara införstådda i uppgiften och ha en ordentlig växelkassa.  Tänk på att många av de prylar som säljs har ganska små försäljningspris, ha ordentligt med mynt, 10, 20 och 50 centar. En växelkassa på 100€ kan vara passligt. Bestämmer man sig för ett jämt belopp är det lättare att räkna ur vad som är föreningens pengar och vad som är försäljarnas efter varje dag.

Hur gör man då när en kund kommer till kassan med sina varor? Personen har antagligen handlat från flera olika bord och pengarna ska efter loppisens slut till rätt person. Det går att använda lite olika system, se till att skapa ett som fungerar. Har man tillgång till en kassa-aparat är det ett sätt, då kan man skapa konton för varje försäljare och redovisningen blir enkel. Ett annat sätt är med penna och papper, skriv upp försäljarens nummer och beloppet för varje köpt produkt och summera sedan efter försäljningsperiodens slut. Det går även att göra sidor för varje försäljare i ett häfte så är det enklare vid ihopräkningen när pengarna ska betalas ut. En annan relativt enkel modell är att ta bort lapparna vid försäljningen och spara dem, ex. i ett kuvert/säljare. Med den metoden ser säljaren även vilka varor som sålts.

Meddela till säljarna i redan i samband med att de bokar försäljningsplats när de kan hämta ut sina pengar. Sätt gärna det samma dag som de hämtar bort sina osålda varor och gör det utanför den ordinarie öppethållningstiden så blir det inte så kaotiskt.

Har ni öppet långa dagar, ha gärna kassaturerna uppdelad. För långa dagar gör lätt att det uppstår slarvfel som kan vara svåra att rätta till för de som är mindre vana.

Efter att loppiset är helt avslutat kan det även vara en god idé att ha kommit överens med någon hjälporganisation om de osålda varorna. Det mesta som säljs är sådant som inte ägarna vill ha. Istället för att köra hem kläder, leksaker och bruksföremål kan man komma överens med ex. Röda Korset eller Hoppets Stjärna om att osålda varor tas om hand av dem och kommer till ett gott ändamål. Avdela i sådant fall ett skilt område för detta så att säljarna när de tömmer sitt bord kan placera saker dit.

Allmänt
Marknadsför i god tid, både mot försäljare och kunder
Ha tydliga regler/principer
Städa och plocka i ordning i lokalen före varje ny dag
Ha ordentligt intern skolning i kassafunktionen
Håll hårt på försäöjnings- och öppethållningstiderna för att inte få dåligt rykte